Privacy policy

1. Introduzione e Titolare del Trattamento

Carlena Gallery è un marchio commerciale di Carlena LLC, società costituita secondo le leggi dello Stato della Virginia, Stati Uniti d'America, con sede legale in Richmond, Virginia. La Società è specializzata nell'acquisizione, vendita, noleggio e consulenza (expertise) di mobili di design italiano del periodo moderno, con particolare riferimento agli anni dal 1950 al 1970.

Il modello operativo della Società prevede l'acquisizione di collezioni di arredi da proprietari privati italiani, la custodia dei beni presso strutture sicure in Italia e l'importazione di specifici articoli negli Stati Uniti e in altre destinazioni secondo un sistema just-in-time al perfezionamento della vendita. La Società serve studi di interior design, collezionisti e clienti esigenti, prevalentemente negli Stati Uniti (circa il 75-80% della clientela), con la restante quota distribuita a livello internazionale.

La Società si impegna a proteggere i dati personali degli interessati e a trattarli in modo responsabile. La presente Informativa sulla Privacy illustra le modalità di raccolta, utilizzo, condivisione e protezione delle informazioni personali, nonché i diritti spettanti agli interessati in relazione ai propri dati.

I dati sono trattati e conservati su server ubicati in Italia (Unione Europea). In qualità di società statunitense con operatività internazionale, Carlena LLC si conforma alla normativa applicabile in materia di protezione dei dati personali, ivi inclusi il Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) per i clienti europei, il Virginia Consumer Data Protection Act (VCDPA), il California Consumer Privacy Act (CCPA) e le ulteriori normative applicabili.

1.1 Titolare del Trattamento

Il Titolare del trattamento dei dati personali è:

Carlena LLC (operante con il marchio Carlena Gallery)

Sede legale: Richmond, Virginia, Stati Uniti d'America

E-mail: privacy@carlenagallery.com

2. Categorie di Dati Personali Raccolti

La Società raccoglie i dati personali necessari per l'erogazione dei propri servizi, l'elaborazione delle transazioni e le comunicazioni con gli interessati. Le categorie di dati che possono essere raccolti includono:

2.1 Dati identificativi e di contatto

•       Nome e cognome

•       Indirizzo di spedizione e fatturazione, codice postale, città, Paese

•       Indirizzo e-mail

•       Numero di telefono

•       Qualifica professionale o affiliazione aziendale (per clienti professionali)

2.2 Dati relativi alle transazioni e informazioni finanziarie

•       Dati di pagamento (elaborati in modo sicuro tramite fornitori terzi di servizi di pagamento)

•       Informazioni di fatturazione e registrazioni contabili

•       Partita IVA o codice fiscale (per clienti aziendali)

•       Storico degli acquisti e registrazioni delle transazioni

2.3 Documentazione doganale e di importazione

•       Documenti di identità necessari per le operazioni doganali

•       Documentazione di importazione/esportazione

•       Autorizzazioni alla consegna

2.4 Informazioni relative ai servizi

•       Preferenze stilistiche e interessi collezionistici

•       Dettagli dei contratti di noleggio e informazioni assicurative

•       Richieste di expertise e autenticazione

•       Registrazioni relative a restauri e consulenze

•       Comunicazioni e corrispondenza con il personale della Società

2.5 Dati tecnici e di utilizzo

•       Indirizzo IP

•       Tipo di browser e informazioni sul dispositivo

•       Attività sul sito web e modalità di navigazione

•       Preferenze di marketing e comunicazione

2.6 Categorie particolari di dati personali

La Società non raccoglie intenzionalmente categorie particolari di dati personali ai sensi dell'art. 9 del GDPR, quali dati relativi all'origine razziale o etnica, alle opinioni politiche, alle convinzioni religiose, allo stato di salute o a dati biometrici.

3. Finalità del Trattamento

I dati personali sono trattati per le seguenti finalità:

3.1 Erogazione dei servizi

•       Gestione degli acquisti, dei noleggi e delle altre transazioni

•       Gestione del processo di importazione e della documentazione doganale

•       Coordinamento della logistica di spedizione e consegna

•       Erogazione di servizi di autenticazione, expertise e restauro

•       Gestione dei contratti di noleggio e delle relative coperture assicurative

•       Gestione dei reclami e delle valutazioni dei danni

•       Creazione e gestione dell'account utente

3.2 Comunicazioni

•       Risposta alle richieste di informazioni e assistenza clienti

•       Invio di conferme e aggiornamenti relativi alle transazioni

•       Comunicazione di modifiche ai servizi offerti

•       Invio di newsletter e comunicazioni commerciali (previo consenso)

•       Svolgimento di indagini sulla soddisfazione della clientela

3.3 Operazioni aziendali

•       Elaborazione dei pagamenti

•       Reportistica interna e analisi statistiche

•       Miglioramento dei prodotti, dei servizi e del sito web

•       Adempimento degli obblighi fiscali, doganali e di legge

4. Base Giuridica del Trattamento

Ai sensi dell'art. 6 del Regolamento (UE) 2016/679, il trattamento dei dati personali si fonda sulle seguenti basi giuridiche:

•       Esecuzione del contratto (art. 6, par. 1, lett. b): trattamento necessario per l'esecuzione degli obblighi contrattuali, inclusi il perfezionamento delle vendite, la gestione dei noleggi, il coordinamento delle importazioni e l'erogazione dei servizi richiesti.

•       Adempimento di obblighi legali (art. 6, par. 1, lett. c): trattamento necessario per l'adempimento di obblighi previsti dalla legge, inclusi gli obblighi fiscali, doganali e in materia di controlli sulle esportazioni/importazioni.

•       Legittimo interesse (art. 6, par. 1, lett. f): trattamento necessario per il perseguimento dei legittimi interessi del Titolare, quali il miglioramento dei servizi, la prevenzione delle frodi e l'attività di marketing diretto verso i clienti esistenti, ove tali interessi non prevalgano sui diritti e le libertà dell'interessato.

•       Consenso (art. 6, par. 1, lett. a): ove il trattamento si basi sul consenso dell'interessato, come nel caso delle comunicazioni commerciali a potenziali clienti, il consenso potrà essere revocato in qualsiasi momento.

5. Comunicazione e Diffusione dei Dati

I dati personali potranno essere comunicati a terzi esclusivamente ove necessario per l'erogazione dei servizi, l'adempimento di obblighi di legge o previo consenso dell'interessato. Le categorie di destinatari includono:

5.1 Fornitori di servizi

•       Spedizionieri e corrieri (in Italia e negli Stati Uniti)

•       Agenti doganali (customs brokers)

•       Depositi e strutture di stoccaggio (in Italia)

•       Fornitori di servizi di pagamento

•       Fornitori di servizi di hosting e cloud

•       Compagnie assicurative e intermediari

5.2 Consulenti professionali

•       Esperti di autenticazione e periti

•       Specialisti del restauro

•       Consulenti legali

•       Commercialisti e consulenti fiscali

•       Periti per la valutazione dei danni

5.3 Autorità pubbliche

•       Autorità fiscali (Agenzia delle Entrate, IRS e altre autorità competenti)

•       Autorità doganali (Agenzia delle Dogane e dei Monopoli, U.S. Customs and Border Protection)

•       Altre autorità di regolamentazione ove previsto dalla legge

5.4 Operazioni societarie

In caso di fusione, acquisizione o cessione di tutto o parte dell'attività aziendale, i dati personali potranno essere trasferiti all'organizzazione subentrante. In tal caso, l'interessato sarà informato del trasferimento e della continuità della protezione dei propri dati.

5.5 Vendita dei dati personali

Carlena Gallery non vende i dati personali degli interessati secondo la definizione prevista dalle normative applicabili in materia di privacy, inclusi il CCPA e il VCDPA.

6. Trasferimento dei Dati verso Paesi Terzi

In ragione della natura internazionale dell'attività, i dati personali potranno essere trasferiti tra diverse giurisdizioni:

•       I server della Società sono ubicati in Italia (Unione Europea), garantendo un elevato livello di protezione ai sensi della normativa europea.

•       La sede centrale della Società si trova in Virginia, Stati Uniti, ove sono condotte le operazioni aziendali.

•       I partner della catena di fornitura operano in Italia (stoccaggio, spedizione iniziale) e negli Stati Uniti (sdoganamento, consegna finale).

Per i trasferimenti di dati personali dall'Unione Europea verso gli Stati Uniti, la Società adotta garanzie adeguate, tra cui le Clausole Contrattuali Standard (SCC) approvate dalla Commissione Europea ai sensi dell'art. 46 del GDPR. Ove applicabile, la Società potrà altresì fare affidamento sul EU-U.S. Data Privacy Framework.

L'interessato situato al di fuori degli Stati Uniti è informato che i propri dati saranno trasferiti e trattati sia in Italia sia negli Stati Uniti. L'utilizzo dei servizi comporta la presa d'atto di tale trasferimento.

7. Periodo di Conservazione dei Dati

I dati personali sono conservati per il tempo strettamente necessario al conseguimento delle finalità per le quali sono stati raccolti, nel rispetto degli obblighi legali, contabili e di rendicontazione. I periodi di conservazione generali sono i seguenti:

•       Documentazione contabile e fiscale: 10 anni dalla data di registrazione, in conformità all'art. 2220 del Codice Civile e alla normativa fiscale italiana.

•       Documentazione doganale e di importazione: 5 anni dalla data di importazione, secondo quanto previsto dalle normative doganali applicabili.

•       Preferenze di marketing e comunicazione: fino alla revoca del consenso o alla richiesta di cancellazione da parte dell'interessato.

•       Dati generali dei clienti: fino a 10 anni dall'ultima interazione, salvo che un periodo più lungo sia richiesto dalla legge o da legittime esigenze aziendali.

Decorso il periodo di conservazione applicabile, i dati personali saranno cancellati in modo sicuro o resi anonimi.

8. Diritti dell'Interessato

8.1 Diritti riconosciuti a tutti gli interessati

Indipendentemente dal luogo di residenza, l'interessato ha diritto di:

•       Accesso: ottenere informazioni sui dati personali trattati dal Titolare.

•       Rettifica: richiedere la correzione di dati inesatti o incompleti.

•       Cancellazione: richiedere la cancellazione dei propri dati personali, nei limiti degli obblighi di conservazione previsti dalla legge.

•       Opposizione al marketing: opporsi in qualsiasi momento alla ricezione di comunicazioni commerciali.

8.2 Diritti aggiuntivi per i clienti europei (GDPR)

Ai sensi degli art. 15-22 del Regolamento (UE) 2016/679, gli interessati residenti nello Spazio Economico Europeo, nel Regno Unito o in Svizzera hanno altresì diritto di:

•       Portabilità dei dati: ricevere i propri dati in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico.

•       Limitazione del trattamento: richiedere la limitazione del trattamento in determinate circostanze.

•       Opposizione al trattamento: opporsi al trattamento fondato sul legittimo interesse o finalizzato al marketing diretto.

•       Revoca del consenso: revocare in qualsiasi momento il consenso precedentemente prestato.

•       Reclamo all'Autorità di controllo: proporre reclamo all'Autorità Garante per la protezione dei dati personali competente (in Italia: Garante per la protezione dei dati personali, www.garanteprivacy.it).

8.3 Diritti per i residenti in Virginia (VCDPA)

Gli interessati residenti nello Stato della Virginia hanno diritto di:

•       Ottenere conferma del trattamento dei propri dati personali e accedere a tali dati.

•       Rettificare eventuali inesattezze nei propri dati personali.

•       Ottenere la cancellazione dei dati personali forniti o acquisiti.

•       Ottenere una copia dei propri dati in formato portabile.

•       Opporsi alla pubblicità mirata, alla vendita dei dati personali (la Società non vende dati) e alla profilazione.

•       Appello: in caso di rigetto della richiesta, l'interessato ha diritto di proporre appello contattando la Società entro 45 giorni dalla ricezione della risposta. La Società risponderà entro 60 giorni.

8.4 Diritti per i residenti in California (CCPA)

Gli interessati residenti nello Stato della California hanno diritto di:

•       Conoscere quali dati personali sono raccolti, utilizzati, comunicati e venduti.

•       Richiedere la cancellazione dei propri dati personali.

•       Opporsi alla vendita dei dati personali (la Società non vende dati personali).

•       Non subire discriminazioni per l'esercizio dei propri diritti in materia di privacy.

Per esercitare i propri diritti, l'interessato può contattare la Società utilizzando i recapiti indicati nella Sezione 13. L'identità del richiedente sarà verificata prima dell'evasione della richiesta, che avverrà entro i termini previsti dalla normativa applicabile.

9. Cookie e Tecnologie di Tracciamento

Il sito web utilizza cookie e tecnologie similari per migliorare l'esperienza di navigazione e analizzare l'utilizzo del sito.

9.1 Tipologie di cookie utilizzati

•       Cookie essenziali: necessari per il corretto funzionamento del sito web, incluse le funzionalità di sicurezza e accessibilità.

•       Cookie funzionali: consentono di memorizzare le preferenze e le impostazioni dell'utente per migliorare l'esperienza di navigazione.

•       Cookie analitici: permettono di comprendere le modalità di interazione dei visitatori con il sito web al fine di migliorarlo.

•       Cookie di marketing: utilizzati per veicolare annunci pubblicitari pertinenti e monitorare l'efficacia delle campagne (previo consenso).

9.2 Gestione dei cookie

L'utente può gestire le proprie preferenze sui cookie tramite il banner che appare al primo accesso al sito web. È inoltre possibile configurare il browser per rifiutare i cookie o ricevere un avviso quando vengono inviati. Si precisa che la disattivazione di alcuni cookie potrebbe compromettere la funzionalità del sito.

Per i visitatori provenienti dall'Unione Europea, il consenso sarà richiesto prima dell'installazione di cookie non essenziali sul dispositivo, in conformità all'art. 122 del D.Lgs. 196/2003 (Codice Privacy) e alle Linee Guida del Garante in materia di cookie.

10. Comunicazioni Commerciali

La Società potrà inviare informazioni su nuove acquisizioni, collezioni, eventi e servizi che potrebbero interessare l'utente. Le comunicazioni commerciali via e-mail saranno inviate esclusivamente previo consenso dell'interessato o, per i clienti già acquisiti, sulla base del legittimo interesse al mantenimento del rapporto commerciale, ai sensi dell'art. 130, comma 4, del D.Lgs. 196/2003.

Ogni comunicazione commerciale contiene un link per la cancellazione dall'elenco dei destinatari. L'interessato può opporsi in qualsiasi momento alla ricezione di comunicazioni commerciali cliccando sul link di cancellazione o contattando direttamente la Società.

11. Misure di Sicurezza

La Società adotta misure tecniche e organizzative adeguate per proteggere i dati personali da accessi non autorizzati, alterazioni, divulgazioni o distruzioni. Tali misure includono:

•       Crittografia dei dati in transito (HTTPS/TLS) e a riposo

•       Controlli degli accessi che limitano l'accesso ai dati al solo personale autorizzato

•       Verifiche periodiche della sicurezza e aggiornamenti dei sistemi

•       Procedure di backup sicure

Sebbene la Società si adoperi per proteggere i dati personali, nessun metodo di trasmissione via Internet o di archiviazione elettronica è completamente sicuro. In caso di sospetta violazione della sicurezza, si prega di contattare immediatamente la Società.

12. Trattamento dei Dati dei Minori

I servizi della Società non sono destinati a soggetti di età inferiore a 16 anni. La Società non raccoglie consapevolmente dati personali di minori. Qualora si venga a conoscenza di aver inavvertitamente raccolto dati personali di un minore di 16 anni, saranno adottate misure tempestive per la loro cancellazione.

13. Contatti

Per qualsiasi domanda relativa alla presente Informativa sulla Privacy, per esercitare i propri diritti o per segnalazioni concernenti il trattamento dei dati personali, l'interessato può contattare:

Carlena LLC (operante con il marchio Carlena Gallery)

[Indirizzo]

Richmond, VA [CAP]

Stati Uniti d'America

E-mail: privacy@carlenagallery.com

Informazioni generali: info@carlenagallery.com

Per i residenti in Virginia – Appelli: in caso di rigetto della richiesta relativa alla privacy, è possibile proporre appello inviando un'e-mail a privacy@carlenagallery.com con oggetto "Privacy Appeal" entro 45 giorni dalla risposta.

Per i residenti nell'UE – Autorità di controllo: l'interessato ha diritto di proporre reclamo all'Autorità Garante per la protezione dei dati personali competente. In Italia: Garante per la protezione dei dati personali – www.garanteprivacy.it. Per l'elenco delle Autorità europee:

https://edpb.europa.eu/about-edpb/about-edpb/members_en

14. Modifiche alla Presente Informativa

La presente Informativa sulla Privacy potrà essere aggiornata periodicamente per riflettere modifiche nelle prassi aziendali, nelle tecnologie, nei requisiti normativi o per altri fattori. In caso di modifiche sostanziali, la Società provvederà a pubblicare l'Informativa aggiornata sul sito web con indicazione della nuova data di efficacia. Si consiglia di consultare periodicamente la presente Informativa.

Per modifiche significative che incidano sulle modalità di trattamento dei dati personali, sarà fornita comunicazione aggiuntiva, quale una notifica via e-mail ai clienti registrati.

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Ultimo aggiornamento: 02.12.2025